براي برقراري ارتباط موثر با گروهي از زير مجموعه هاي خود چه ميتوانيد انجام دهيد؟
گروههايي از زير مجموعه هاي شما كه از لحاظ منزلت اجتماعي و سن و جنسيت و كار مشابه يكديگرند ميتوانند مبناي معتبري براي دريافت پيغامهاي مشابه باشند . روشهاي ارتباطي ذيل به شما در اين راه كمك خواهد كرد .
ارتباط گفتاري : ارتباط گفتاري موثر با گروهها نيازمند مهارتهاي ويژه است هرچند كه مهارتهاي مفيد در يك جلسه ممكن است براي جلسه ديگر كافي نباشند. اگر شما توانايي برگزاري جلسات عمومي براي زير مجموعه هاي خود راداريد اين دليلي بر اين نيست كه شما خواهيد توانست يك كنفرانس رانيز هدايت كنيد . شما ممكن است براي حل برخي از اختلافات شركت كنندگان در يك جلسه مجبور شويد مهارت و انرژي زيادي از خود نشان دهيد اما هنگامي كه در جلسه ديگري از نظر عاطفي درگير موضوع مورد بحث هستيد مسلم است كه برخورد واقع بينانه در اين موارد بسيار مشكلتر خواهد بود.
گردهمايي غير رسمي : اين نوع گردهمايي ها
1)- فرصتي مناسب براي رد و بدل شدن اطلاعات مفيد و مورد علاقه عموم و تحقق و يكپارچگي گروه است آنها در رويارويي چهره به چهره با يكديگر فرصت خوبي براي هماهنگي و فعاليت و درك متقابل خواهند داشت . اجتماع غير رسمي زيرمجموعه ها بصورت مداوم يا هنگام نياز به صورت بسيار كوتاه برگزار ميشود.
2)- كنفرانسهاي برنامه ريزي شده : نوعي فعاليت تقريبا رسمي تلقي ميشود. اشتباهي كه برگزار كنندگان اين نوع جلسات اغلب مرتكب آن ميشوند اين است كه موضوع مورد بحث را بدون مشورت با ديگران انتخاب ميكنند. اكثر شركت كنندگان در اينگونه جلسات از اينكه در انتخاب موضوع مورد بحث مشاركت داده شوند و مورد سئوال قرار بگيرند لذت ميبرند . به هر حال اينگونه جلسات اگر به درستي جهت داده شوند بسيار مفيد خواهند بود در غير اينصورت باعث هدر رفتن وقت و ايجاد خصومت و دلسردي شركت كنندگان خواهند گرديد.
3)_ گردهمايي گروهي : اين نوع گردهمايي ها بخاطر موضوعات مهمي مانند تغيير پلان يا اخذ تصميمات اظطراري در مواقع بحراني و معرفي نفرات كليدي و يا سياستهاي جديد سازمان صورت ميگيرند. اين نوع گردهمايي ها به دليل بهره گيري از موقعيتها بسيار ارزشمند هستند اما بواسطه احساسات تند و سئوالات خصمانه اي كه ممكن است مطرح شوند نياز به رياست شخصي با تجربه و صبور و ماهر و پر قدرت را دارند. بهتر است اين نوع جلسات را با حضور يكي از ليدرهاي با تجربه در سازمان خود اجرا كنيد.
ارتباط نوشتاري : برقراري ارتباط نوشتاري با گروهي از زيرمجموعه ها عموما تاثيري غير قابل پيش بيني دارد. ارتباط نوشتاري كه طرح دقيقي دارد ميتواند بر روي بعضي از افراد تاثير بسيار زيادي را در جهت مثبت و در بعضي ديگر در جهت منفي داشته باشد.
1)- پوستر ونمايشگاه ونمايش : اين ابزارها ميتوانند به جلب توجه ديگران از راه ديدن كمك كند. تهيه يا برگزاري آنها معمولا پر هزينه بوده و به فضاي مناسبي كه به درستي آماده شده باشد نيز نياز دارد.
2)- اطلاعيه هاي تابلوهاي اعلانات : براي اعلام يك پيام طولاني يا رسمي در مورد خط مشي هاي جديد مناسب ميباشد و اگر با تصوير همراه باشند تاثير بيشتري دارند.
3)- وسايل سمعي و بصري : فيلم و اسلايد و صفحه و نوار ويديو و نوار صوتي و ديگر وسايل داراي ارزش هاي بالقوه زيادي هستند و ميتوانند به صورت موثري مورد استفاده قرار گيرند. البته استفاده از تمامي وسايل سمعي و بصري بايد با آمادگي كافي و طرح و برنامه و مهارتهاي اجرايي همراه باشد.
كداميك از روشهاي ارتباطي موثرتر از بقيه هستند؟
هر موقعيتي به روش متناسب نياز دارد و يا تركيبي از دو يا چند روش را ميطلبد پس شما بايد 2 نكته را براي انتخاب روش موثر در نظر داشته باشيد.
1)- شرايطي را كه با آن رو برو هستيد به سرعت تجزيه و تحليل كنيد.
۲ )- افراد را بشناسيد و با توجه به خصوصيات آنها از روشهاي موثر استفاده نماييد.
ارتباطات غير كلامي
رفتارها و اهمال غير كلامي و زبان اندام و گوش دادن فعال از مهارتهاي مهم و حياتي ارتباطي هستند.
پيامهايي كه از طريق اعمال شما انتقال ميابند مثل گفتن و نوشتن متداولترين روشهاي ارتباطي هستند اما ديگران بيش از هر چيز تحت تاثير اعمال شما قرار ميگيرند. بعنوان مثال لبخند زدن شما در حين صحبت كردن ميتواند در بسياري از موارد مفيد و موثر باشد ولي در بعضي از موارد نيز ميتواند بعنوان آفت ارتباط شما تلقي شود.
ویژگی ششم: شناخت و قدردانی
۲۶- دستاورد های فردی و تیمی اغلب به وسیله رهبران و اعضاء تیم مورد قدردانی قرار می گیرد .
۲۷- اعضای تیم در رابطه با سهیم شدن در فعالیت ها ، احساس موفقیت شخصی دارند .
۲۸- مشارکت در فعالیت های تیمی به وسیله سازمان ارج نهاده می شود و مورد تقدیر قرار می گیرد .
۲۹- اعضای تیم در درون تیم ، خود را برخوردار از احترام بالایی احساس می کنند .
۳۰- تیم ، موفقیت و پیشرفت ها را مورد بزرگداشت قرار می دهد .
ویژگی پنجم : عملکرد بهینه
۲۱- تیم بطور مستمر به نتایج مطلوب دست می یابد و کارها انجام می شوند .
۲۲- تیم به استاندارد ها و معیارهای بالا برای بهره وری ، کیفیت و خدمت پایبند است .
۲۳- تیم به یادگیری از اشتباهات و بهبود مستمر ، متعهد است .
۲۴- تیم با استفاده از مهارتهای مشکل گشایی و تصمیم گیری موثر ، بر موانع غلبه می کند و خلاقیت را گسترش می دهد .
۲۵- تیم تلاش ها را با سایر تیم ها ، فروشندگان و مشتریان ، به نحو مناسب هماهنگ می کند .
ویژگی چهارم : انعطاف پذیری
۱۶- اعضای تیم در مقابل رشد تیم و رهبری آن در مسئولیت سهیم هستند .
۱۷- تیم توانایی آن را دارد که با استفاده از استعدادهای ویژه و نقاط قوت تمام اعضای تیم با چالشها برخورد کند .
۱۸- اعضای تیم رفتارهایی را که جهت یا حمایت لازم را فراهم می آورد ، بروز می دهند .
۱۹- تیم برای کشف راه های گوناگون انجام امور و انطباق با تغییرات ، آمادگی دارد .
۲۰- ریسک های حساب شده مورد حمایت قرار می گیرد و اشتباهات به عنوان فرصت هایی برای یادگیری تلقی می شوند .
ویژگی سوم : روابط و ارتباطات
۱۱- ایده ها ، عقاید و دیدگاه های گوناگون تمام اعضای تیم ، تشویق می شود و مورد توجه قرار می گیرد .
۱۲- اعضای تیم برای درک ( و نه قضاوت ) به طور فعال به حرف یکدیگر گوش می دهند .
۱۳- روش های حل و فصل تعارض و یافتن زمینه مشترک ، معلوم و مفهوم است .
۱۴- تفاوت های فرهنگی شامل نژاد ، جنسیت ، ملیت ، سن و غیره دارای ارج و احترام است .
۱۵- بازخور صادقانه و صمیمانه به اعضای تیم کمک می کند تا از نقاط قوت و ضعف خود آگاه شوند .
